Mit Schreiben vom 30.06.2021 hat sich das Bundesministerium für Finanzen zu neuen Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen geäußert. Folglich ist ein schriftlicher Nachweis über den Ort, den Tag, die Teilnehmer und den Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen zeitnah zu erbringen. Dieser Nachweis kann in Form eines Eigenbeleges erbracht werden. Besagtem Eigenbeleg ist jedoch eine vom Bewirtungsbetrieb maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung i. S. d. § 14 UStG beizufügen. Folgende Angaben auf der Rechnung sind notwendig:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebes
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs
- Ausstellungsdatum der Rechnung sowie Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
- Ein Verweis (kein handschriftlicher) wie z.B. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend.
- Rechnungsnummer (ausgenommen Kleinbetragsrechnungen bis 250 €)
- Bewirtungsleistung (Menge & Art der gelieferten Gegenstände bzw. der erbrachten Leistung)
- Für den Betriebsausgabenabzug genügen abweichend vom Umsatzsteuerrecht keine Buchstaben, Zahlen oder Symbole. Bezeichnungen wie „Menü 1“ o.ä. sind zulässig.
- Rechnungsbetrag
- gezahlter Trinkgelder. Nicht ausgewiesene Trinkgelder können durch eine vom Empfänger unterschriebene Quittung nachgewiesen werden.
- Name des Bewirtenden (ausgenommen Kleinbetragsrechnungen bis 250€)
Neben den genannten Voraussetzungen des Steuerpflichtigen obliegt es dem Bewirtungsbetrieb, eine elektronisch aufgezeichnete Rechnung, die mithilfe einer TSE abgesichert wird, maschinell zu erstellen. Dies gilt für die Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen mit Kassenfunktion. Für handschriftlich erstelle Rechnungen ist der Betriebsausgabenabzug folglich ausgeschlossen.
Als Gast des Restaurants kann von einem maschinell ordnungsgemäß erstellten und elektronisch aufgezeichneten Beleg ausgegangen werden, wenn der Beleg eine Transaktionsnummer oder die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems beinhaltet.
Für digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen gilt folgendes:
- Eine dem Steuerpflichtigen übermittelte digitale Rechnung ist zulässig.
- Die Digitalisierung einer Rechnung in Papierform ist zulässig.
- Gleiches gilt für den vom Steuerpflichtigen erstellten Eigenbeleg. Dieser ist vom Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder elektronische Genehmigung zu autorisieren.
- Der Eigenbeleg und die Bewirtungsrechnung müssen digital verbunden werden! (Index oder Barcode zulässig).
Die Anforderungen zur Abzugsfähigkeit für digitale Belege sind erfüllt, wenn der Steuerpflichtige die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt. Für bis zum 31.12.2022 sind Belege über Bewirtungsaufwendungen unabhängig von den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung abzugsfähig.
